abdul hamid: LAPORAN KP

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Kerja Praktek

Perkembangan teknologi yang semakin pesat khususnya dibidang komputerisasi mendorong banyak instansi dan perusahaan milik negara maupun swasta untuk memanfaatkan teknologi ini agar mampu bersaing dalam era globalisasi sekarang ini. Sejalan dengan lajunya perkembangan teknologi perubahan kehidupan manusia mengakibatkan penanganan permasalahan yang berbeda dan berhubungan dengan proses pembangunan secara menyeluruh.

Salah satu usaha untuk mendapatkan sumber daya manusia berkualitas dapat dilakukan melalui jalur pendidikan nasional yang memiliki tujuan untuk menghasilkan sumber daya manusia yang berkualitas tinggi, disiplin dan menyediakan tenaga kerja yang siap pakai.

Kemajuan yang telah dicapai hingga saat ini sangat erat hubungannya dengan data dan informasi. Permasalahan terletak pada bagaimana menggunakan data dan informasi secara akurat. Pada saat ini aplikasi sistem informasi, telekomunikasi, perdagangan, perbankan dan lain-lain sangat membantu manusia dalam menyelesaikan proses penanganan sistem informasi.

Kehadiran komputer dirasakan sangat penting dalam kehidupan. Komputer diciptakan tidak lain untuk membantu manusia dalam hal pemecahan masalah. Saat ini banyak perusahaan yang telah menggunakan sistem komputerisasi sebagai alat bantu yang digunakan dalam upaya melakukan perkembangan dan perluasan perusahaan.

Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara merupakan perusahaan yang sudah menggunakan sistem komputerisasi. Sehingga dapat mempermudah dalam pengolahaan data pada instansi tersebut. Berdasarkan pengamatan penulis, pengolahan data siswa SLB/SDLB pada sub Bagian Umum Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara masih dilakukan dengan proses manual sehingga masih terdapat banyak kekurangan baik dari segi efesiensi maupun efektifitas.

Berdasarkan hal tersebut, maka penulis membuat suatu rancangan implementasi sistem pengolahan data yang lebih efektif sehingga kinerja pegawai menjadi lebih baik. Oleh karena itu penulis mengangkat judul “SISTEM INFORMASI PENGOLAHAAN DATA SISWA SLB / SDLB PADA DINAS PENDIDIKAN PROVINSI SUMATERA UTARA”.

1.2 Perumusan Masalah

Melihat permasalahan diatas, penulis membuat beberapa perumusan masalah yaitu :

1. Bagaimana proses pengolahan data Beasiswa SLB/SDLB pada Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara ?

2. Bagaimana merancang sistem informasi pendataan Siswa SLB/SDLB pada Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara ?

1.3 Tujuan dan Manfaat Kerja Praktek

1.3.1 Tujuan Kerja Praktek

Selain untuk membekali mahasiswa/i dengan pengalaman kerja dalam dunia usaha/dunia industri, kerja peraktek juga bertujuan untuk sebagai berikut :

a. Mahasiswa/i dapat mengetahui proses pengolahan data pada suatu perusahaan.

b. Mahasiswa/i mengetahui cara merancang suatu sistem informasi dari suatu perusahaan.

c. Mahasiswa/i dapat menuangkan ide-ide baru dan berguna bagi Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara.

d. Memberikan pengalaman kerja di suatu perusahaan dan dapat mengetahui secara kegiatan-kegiatan yang ada di perusahaan/instansi pemerintahan tersebut

e. STMIK BUDIDARMA dapat menjadikan mahasiswa/i menjadi tenaga kerja yang terampil, siap kerja dan profesional sesuai bidangnya masing-masing.

f. Untuk mengetahui kualitas dan kemampuan penulis didalam melakukan tugas-tugasnya, sehingga dapat membedakan antara dunia kerja dengan dunia pendidikan.

1.3.2 Manfaat Kerja Praktek

Adapun manfaat kerja praktek yang dilaksanakan adalah :

a. Membantu mempermudah kerja para staf dan pegawai dalam penyelesaian tugas, Khususnya dalam bidang pembagian Beasiswa SLB/SDLB.

b. Membekali para mahasiswa/i dengan pengalaman yang sebenarnya dalam dunia kerja sehingga dapat di jadikan persiapan penyesuaian diri dalam dunia kerja dan masyarakat.

c. Dapat menambah ilmu pengetahuan serta pengalaman dalam menghadapi dunia kerja.

d. Menciptakan rasa disiplin bagi penulis dalam dunia kerja.

1.4 Ruang Lingkup Permasalahan

Agar pembahasan penelitian ini tidak menyimpang dari permasalahan, maka diperlukan pembatasan masalah yaitu sebagai berikut :

1. Database penelitian ini adalah data Siswa SLB/SDLB pada Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara.

2. Aplikasi yang digunakan hanya untuk menampilkan informasi data Beasiswa SLB/SDLB pada tingkat dasar.

1.5 Metodologi Pengumpulan Data

Metode yang digunakan dalam melakukan penelitian ini adalah menganalisa hubungan keadaan data dan melakukan pengumpulan data dengan metode :

1. Studi Kepustakaan (Library Research)

Jenis metode studi ini dilakukan dengan mengumpulkan data yang ada hubungannya dengan kerja praktek yang bersifat teoritis dengan cara membaca buku-buku, bahan kuliah, serta tulisan lainnya yang berhubungan erat dengan studi.

2. Wawancara (interview)

Penulis melakukan wawancara kepada Pembimbing Kerja Praktek untuk mendapatkan keakuratan dan kebenaran data.

3. Pengamatan (observation)

Penulis meninjau secara langsung di lapangan, dengan penulis melakukan pengamatan tentang pelaksanaan sistem yang ditinjau dari segi yang dianggap penting.

1.6 Sistematika Penulisan

Agar mempermudah pembaca untuk memahami isi laporan ini, penulis akan menguraikan sistematika penulisannya. Maka langkah selanjutnya adalah menyusun laporan kerja praktek dengan sistematika penulisan sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Menguraikan Latar Belakang, Perumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Kerja Praktek, Ruang Lingkup Pembahasan, Metode Pengumpulan Data dan Sistematika Penulisan.

BAB II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Membahas sejarah singkat perusahaan, logo perusahaan, struktur organisasi perusahaan, hak dan wewenang dan lokasi perusahaan.

BAB III : LANDASAN TEORI

Pada bab ini menjelaskan tentang uraian teoritis yang dimulai dengan sistem, informasi, sistem informasi, pendataan, analisa sistem, perancangan sistem, alat bantu perancangan sistem, serta konsep dasar pemograman visual studio 2008.

BAB IV : ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Bab ini berisikan sistem yang sedang berjalan, prosedur pengolahan data sistem yang sedang berjalan, desain global, perancangan database, desain terinci dan rancangan logika program.

BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisikan tentang kesimpulan yang diperoleh serta saran-saran yang dapat diberikan untuk pengembangan sistem yang lebih baik.

BAB III

LANDASAN TEORI

3.1 Sistem

Suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu. Istilah “Sistem” sekarang ini banyak dipakai, banyak orang berbicara mengenai sistem perbankan, sistem akuntansi, sistem inventori, sistem persediaan, sistem pemasaran, sistem pendidikan, sistem perangkat lunak, sistem tata surya, sistem teologi, dan masih banyak lagi. Istilah sistem bukanlah hal yang asing bagi kebanyakan orang. Sering kali sistem mengacu pada computer seperti IBM PC atau Macintosh, tetapi juga bisa kearah yang lebih luas seperti sistem tatasurya atau bahkan ke hal-hal yang lebih spesifik seperti sistem mrespirasi mamalia.

Menurut Abdul Kadir dalam bukunya mendefenisikan bahwa sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. Dapat dikatakan bahwa dalam sebuah sistem terdapat elemen yang tidak memberikan manfaat dalam mencapai tujuan yang sama, maka elemen tersebut dapat dipastikan bukanlah bagian dari sistem.

Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem yaitu :

1. Tujuan

Setiap sistem memiliki tujuan (goal). Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tujuan antara satu sistem dengan sistem lain berbeda-beda.

2. Masukan

Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Masukan dapat berupa hal-hal berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak.

3. Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna.

4. Keluaran

Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan.

5. Mekanisme pengendalian dan Umpan balik

Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses.

6. Batas

Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem.

7. Lingkungan

Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri.

Dari uraian di atas maka dapat diambil kesimpulan bahwa sistem adalah suatu elemen-elemen yang saling berhubungan yaitu tujuan, masukan, proses, keluaran, mekanisme pengendalian, umpan balik, batas dan lingkungan sehingga membentuk satu kesatuan atau organisasi.

3.2 Informasi

Abdul Kadir dalam bukunya dengan mengambil kutipan dari McFadden, dkk (1999) mendefenisikan informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut. Menurut Abdul Kadir dalam bukunya dengan mengutip dari Kroenke (1992) mendefinisikan informasi adalah “jumlah ketidakpastian yang dikurangi ketika sebuah pesan diterima”. Diartikan juga adanya informasi, tingkat kepastian menjadi meningkat. Abdul Kadir juga berpendapat dalam bukunya dengan mengutip pendapat Davis (1999) mendefenisikan informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.

Maka dapat diambil kesimpulan bahwa informasi didapat dari sumber data-data yang sering kali disebut sebagai bahan mentah informasi. Melalui satu proses transformasi, sumber data-data tersebut dibuat menjadi bermakna dan menghasilkan informasi yang dibutuhkan.

3.3 Sistem Informasi

Sesungguhnya yang dimaksud dengan sistem informasi tidak harus melibatkan komputer. Sistem informasi yang menggunakan komputer biasa disebut sistem informasi berbasis komputer (Computer-Based Information System atau CBIS). Dalam prakteknya, istilah sistem informasi lebih sering dipakai tanpa embel-embel berbasis komputer walaupun dalam kenyataannya komputer merupakan bagian yang penting.

Ada beragam definisi menurut Abdul Kadir dalam bukunya dengan mengambil pendapat dari beberapa ahli yang mendefenisikan sistem informasi dari berbagai sumber sebagai berikut :

1. Alter (1992)

Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.

2. Bodnar dan Hopwood (1993)

Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna.

3. Gelinas, Oram, dan Wiggins (1990)

Sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluar-an kepada para pemakai.

4. Half (2001)

Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal di mana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai.

5. Turban, McLean, dan Wetherbe (1999)

Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.

6. Wlkinson (1992)

Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran.

Dari berbagai definisi tersebut, dapat disimpulkann bahwa sistem informasi mencakup sejumlah komponen (manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja), ada sesuatu yang diproses (data menjadi informasi), dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan.

Adapun siklus sistem informasi adalah sebagai berikut :

Gambar 3.1 Siklus Sistem Informasi

Sumber : Abdul Kadir, Pengenal Sistem Informasi, 2003

3.4 Pengertian Data

Pengertian data adalah suatu istilah yang berasal dari kata “Dantum” yang berarti data yang mengandung simbol-simbol, angka-angka, gambar-gambar, huruf-huruf, yang menunjukkan ide objek, kondisi atau keadaan dari suatu objek. Maka data itu data itu dapat berupa apa saja dan dapat ditemui di mana saja. Kegunaan data adalah sebagai bahan dasar yang objektif di dalam proses penyusunan kebijaksanaan dan keputusan oleh pemimpin organisasi.

Dalam pengolahan data soal waktu merupakan faktor yang paling penting. Maka harus digunakan alat untuk mempercepat jalannya pengolahan yang memerlukan suatu prosedur pengolahan, beserta staff yang mampu melaksanakan seluruh kegiatan dalam rangka pengolahan data. Data yang akan dikumpulkan dan akan diolah, disusun di dalam suatu susunan yang disebut file, susunan data yang dipergunakan di dalam penyusunan laporan yang diinginkan.

3.5 Metode Perancangan Sistem

3.5.1 Data Flow Diagram

DFD (Data Flow Diagram) adalah teknik yang digunakan untuk menjelaskan aliran informasi dan transformasi data yang bergerak dari pemasukan data hingga ke keluaran. Salah satu keuntungan menggunakan diagram aliran data adalah mempermudah pemakai atau user yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan. Berikut ini simbol-simbol yang sering digunakan dalam membuat DFD yaitu

Tabel 3.1 Simbol Data Flow Diagram

Simbol	Arti
	Simbol proses, Proses yang dapat mengolah data atau aliran masuk menjadi data aliran keluar.
	Simbol Entitas Eksternal, menggambarkan suatu entitas eksternal yang dapat mengirimkan data atau menerima data dari sistem,
	Simbol Aliran Data, menggambarkan aliran data yang berupa masukan dan keluaran untuk sistem/hasil dari proses sistem.
	Simbol File (Data Store), menggambarkan tempat data yang akan disimpan.

Sumber : Al-Bahra Bin Ladjamudin, Analisis dan Desain Sistem Informasi, 2005

3.5.2 Diagram Konteks

Diagram Konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Didalarn perancangan suatu sistem yang baru, diagram konteks sangat diperlukan untuk menjelaskan setiap perincian proses sehingga akan lebih mempermudahkan dalam pengembangan sistem selanjutnya.

3.5.3 Flowchart

Flowchart adalah bagian-bagian yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Flowchart merupakan suatu cara penyajian dari suatu Algorima.

Flowchart disusun dengan simbol. Simbol ini dipakai sebagai alat bantu menggambarkan proses didalam program. Simbol-simbol yang digunakan dapat dibagi 3 (Tiga) kelompok yakni sebagai berikut :

1. Simbol Penghubung / Alur (Flow Direction Symbols). Simbol yang digunakan untuk menghubungkan antara simbol yang satu dengan simbol yang lain.

2. Sistem Proses (Procesing Symbols). Simbol yang menunjukkan jenis operasi pengolahan dalam suatu proses/prosedur.

3. Simbol Input-Output (Input-Output). Simbol ymg menunjukkan jenis peralatan yang digunakan sebagai input atau output.

Tabel 3.2 Simbol Penghubung/ Alur (FIow Direction system)

Simbol	Keterangan
	Simbol Arus/Flow Untuk menyatakan jalannya arus suatu proses.
	Simbol Communication Link Untuk menyatakan bahwa adanya transaksi suatu data/informasi dari suatu lokasi ke lokasi lainnya.
	Simbol Connector Untuk menyatakan sambungan dari satu proses ke proses lainnya dalam halaman/lembar yang sama.
	Simbol Offline connector Untuk menyatakan sambungan dari satu proses dalam halaman/lembar yang berbeda.

Sumber : Edhy Sutanta, Pengantar Teknologi Informasi, 2005

Tabel 3.3 Simbol Proses (Procesing Symbols)

Simbol	Keterangan
	Simbol yang menunjukan pengolahan yang dilakukan oleh computer.
	Simbol Manual Untuk menunjukan suatu tindakan (Proses) yang tidak
	Simbol Decision/Logika Untuk menunjukan suatu kondisi tertentu yang akan menghasilkan dua kemungkinan jawaban Ya/Tidak
	Simbol pendefined Proses Untuk menyatakan penyedian tempat penyimpanan suatu pengolahan untuk memberi harga awal.
	Simbol Terminal Untuk menyatakan permulaan dan akhir suatu program.
	Simbol Keying Operating Untuk menyatakan segala jenis operasi yang diproses dengan menggunakan suatu mesin yang mempunyai keyboard
	Simbol Off-Line Storage Untuk menunjukan bahwa data dalam simbol ini akan disimpan kesuatu media tertentu.
	Simbol Manual Input Untuk memasukkan data secara manual dengan menggunakan online keyboard
	Proses apa saja yang tidak terdefenisi, termasuk aktifitas fisik
	Data penyimpan (Disk Storage)
	File

Sumber : Edhy Sutanta, Pengantar Teknologi Informasi, 2005

Table 3.4 Simbol Input-Output

Simbol	Keterangan
	Simbol Input-Output Untuk menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jenis peralatannya.
	Simbol Punched Card Untuk menyatakan input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu.
	Simbol Magnetic-Tape Unit Untuk menyatakan input berasal dari pita magnetic atau output disimpan ke pita magnetic.
	Simbol Disk Storage Untuk menyatakan input berasal dari disk atau output disimpan ke disk.
	Simbol Dokument Untuk mencetak laporan ke Printer.
	Simbol Display Untuk menyatakan peralatan output yang digunakan berupa layer (Video, Komputer).

Sumber : Edhy Sutanta, Pengantar Tekhnologi Informasi, 2005

3.6. Konsep Dasar Visual Studio . Net 2008

3.6.1 Sejarah Visual Studio . Net 2008

Microsoft Visual Studio 2008 merupakan kelanjutan dari Microsoft Visual Studio sebelumnya, yaitu Microsoft Visual Studio .NET 2003 yang diproduksi oleh Microsoft. Pada bulan Februari tahun 2002 Microsoft memproduksi teknologi .NET Framework versi 1.0. Teknologi .NET ini didasarkan atas susunan berupa .NET Framework, sehingga setiap produk baru yang terkait dengan teknologi.NET akan selalu berkembang mengikuti perkembangan .NET Framework-nya. Pada perkembangan nantinya, mungkin untuk membuat program dengan teknologi .NET, memungkinkan para pengembang perangkat lunak akan dapat menggunakan lintas sistem operasi, yaitu dapat dikembangkan di sistem operasi. Windows juga dapat dijalankan pada sistem operasi lain, misalkan pada sistem operasi Linux, seperti yang telah dilakukan pada pemrograman Java oleh Sun Microsystem. Pada saat ini perusahaan-perusahaan sudah banyak meng-update aplikasi yang lama yang dibuat dengan Microsoft Visual Basic 6.0 ke teknologi .NET karena kelebihan-kelebihan yang ditawarkan, terutama memungkinkan pengembang perangkat lunak secara cepat mampu membuat program yang robust, serta berbasiskan integrasi ke Internet yang dikenak dengan XML, Web Service. (Sumber : Ketut Darmayuda,Pemrograman Aplikasi Database dengan Microsoft Visual Basic.Net 2008)

3.6.2 Antarmuka Microsoft Visual Basic .NET IDE 2008

Visual Basic .NET IDE 2008 tidak jauh berbeda dengan Visual Basic 6.0 IDE, kelebihannya memiliki IDE (Interface Development Environment) ygn lebih lengkap dan terorganisasi, sehingga mudah bagi pengembang untuk mencari objek-objek atau komponen yang terdapat pada toolbox yang kita inginkan, untuk ditempatkan pada objek form, dengan meng-klik sebuah objek dan kemudian diletakkan di atas form. Berikut adalah tampilan dari Visual Basic .NET 2008 :